Rheoliadau’n Ymwneud â Chwynion gan Fyfyrwyr
Rheoliadau’n Ymwneud â Chwynion gan Fyfyrwyr
1. Cyflwyniad
Mae Prifysgol Abertawe wedi ymrwymo i sicrhau ei bod yn darparu profiad addysgol o ansawdd uchel ar gyfer ei myfyrwyr, ynghyd â gwasanaethau a chyfleusterau academaidd, gweinyddol a lles addas. Cydnabyddir, fodd bynnag, y gallai achlysuron godi pan fydd myfyrwyr yn teimlo’n anfodlon ar y dysgu ac addysgu, y cyfleusterau, neu’r gwasanaethau a ddarperir gan y Brifysgol, neu ar weithredu neu ddiffyg gweithredu gan y Brifysgol neu ei staff. Disgwylir y bydd myfyrwyr a staff yn cymryd camau rhesymol i ddatrys problemau yn anffurfiol yn y lle cyntaf. Mae modd delio â'r rhan fwyaf o gwynion myfyrwyr yn deg, yn gyfeillgar, ac er boddhad pawb, trwy ddulliau anffurfiol.
Os, fodd bynnag, mae angen codi cwyn ffurfiol, mae'r Weithdrefn Cwynion hon (sef 'y Weithdrefn'), yn amlygu sut y gall myfyriwr geisio ymateb i gŵyn. Bwriad y Weithdrefn hon yw ymdrin â chwynion myfyrwyr mewn modd mor brydlon ac mor deg â phosibl.
Ceir cyngor am y Weithdrefn hon oddi wrth y Gwasanaethau Addysg neu, yn gyfrinachol, oddi wrth Ganolfan Gyngor Undeb y Myfyrwyr.
2. Egwyddorion Cyffredinol
Gweithredir yr egwyddorion canlynol wrth drin cwynion gan fyfyrwyr:
2.1
Gall myfyriwr unigol neu grŵp o fyfyrwyr gyflwyno cwyn; ni all cynrychiolydd, rhiant neu unrhyw drydydd parti arall gyflwyno cwyn (oni bai fod modd dangos bod rhesymau eithriadol pam na all y myfyriwr gyflwyno'r gŵyn ei hun).
2.2
Mae'r Brifysgol yn disgwyl i'r holl bartïon ymddwyn mewn modd rhesymol a theg a dangos parch i'w gilydd. Os na chaiff cwyn ei chadarnhau, fe roddir y rhesymau am y penderfyniad i’r achwynydd.
2.3
Ni fydd achwynwyr yn dioddef unrhyw anfantais nac edliwiad o ganlyniad i wneud cwyn gyda phob ewyllys da. Ni all materion disgyblu godi yng nghyswllt yr achwynydd ac eithrio os bernir bod cwyn wedi cael ei gwneud yn wamal, yn blagus neu â drwgfwriad. Gweler Gweithdrefnau Disgyblu, Rheoliad 7.
2.4
Gall achwynwyr a'r rhai sy'n destun cwynion ddisgwyl i gwynion gael eu trin mewn modd cyfrinachol ac i'w preifatrwydd gael ei barchu. Fodd bynnag, fel arfer, hysbysir y sawl sy'n destun i unrhyw gŵyn, a rhoddir copi o'r gŵyn iddo, er mwyn iddo gael cyfle i ymateb – oni bai bod yr achwynydd yn gofyn ac yn gallu dangos bod rheswm da dros beidio â gwneud hynny.
2.5
Gall myfyrwyr geisio cyngor a chymorth annibynnol a rhad ac am ddim, yn gyfrinachol gan Ganolfan Gyngor Undeb y Myfyrwyr.
2.6
Gall aelod staff sy’n rhan o gŵyn gan fyfyriwr geisio cyngor gan ei reolwr llinell a/neu Adnoddau Dynol.
2.7
Caiff cwyn a wneir i’r Is-ganghellor ei chyfeirio at sylw enwebai'r Gwasanaethau Addysg a fydd yn sicrhau y caiff ei hystyried dan y Weithdrefn ar y cam priodol.
2.8
Pan fo cwyn hefyd yn cynnwys apêl, ac yn yr un modd, pan fo apêl hefyd yn cynnwys cwyn, mae modd ail-ddosbarthu’r gŵyn neu’r apêl (ar ba gam bynnag y mae wedi’i gyrraedd) a’i phrosesu dan y rheoliadau neu’r gweithdrefnau mwyaf priodol os yw hyn yn debygol o arwain at ganlyniad mwy priodol ar gyfer yr unigolyn/unigolion sy’n cwyno neu’n apelio.
2.9
Cyfrifoldeb y myfyriwr yw sicrhau cywirdeb ei fanylion cyswllt ar y system gofnodion ganolog. Nid yw’r Brifysgol yn derbyn unrhyw gyfrifoldeb am lythyrau nad ydynt yn cyrraedd myfyriwr oherwydd nad yw ei gofnod wedi ei ddiweddaru.
3. Pwy all wneud cwyn a beth yw’r terfynau amser?
3.1
Bydd y Weithdrefn hon yn ddilys ar gyfer pob myfyriwr, a ddiffinnir fel myfyriwr cofrestredig Prifysgol Abertawe (y Brifysgol), gan gynnwys myfyrwyr sy'n astudio ar gyfer gradd a gynigir ar y cyd â phartneriaid eraill, a myfyrwyr sy'n astudio mewn prifysgol arall yn rhan annatod o'r rhaglen, cyhyd â bod y gŵyn yn ymwneud â Phrifysgol Abertawe neu â rhywun sy'n dal swydd sabothol ym Mhrifysgol Abertawe.
3.2
Bydd y weithdrefn hon hefyd yn gymwys i gyn-fyfyrwyr Prifysgol Abertawe sydd wedi tynnu yn ôl o’u rhaglen neu sydd wedi cwblhau eu rhaglen, cyhyd ag y gwneir y gŵyn o fewn 3 mis o’r dyddiad tynnu yn ôl/cwblhau’r rhaglen neu o fewn 3 mis i ddyddiad y digwyddiad(au) a oedd yn sail y gŵyn, pa bynnag ddyddiad sydd gyntaf.
3.3
Dylai cwynion gael eu cyflwyno mor fuan â phosibl. Dylai myfyrwyr fod yn ymwybodol y gall oedi hir gyfyngu ar sut gall y Brifysgol ymchwilio i'r gŵyn, ac ar allu'r Brifysgol i wneud iawn am y gŵyn.
3.4
Ni fydd y Brifysgol fel arfer yn ystyried cwynion sydd wedi cael eu derbyn mwy na 3 mis ar ôl y digwyddiad(au), gan arwain at y gŵyn y tro cyntaf, oni bai bod yr achwynydd yn dangos bod rheswm cymhellol dros gyflwyno’r gŵyn yn hwyr.
3.5
Os na dderbynnir cwyn o fewn y terfyn amser a bennwyd, fel rheol caiff y gŵyn ei thrin fel un nad yw'n gymwys i'w hystyried ar y sail ei bod 'allan o amser' oni bai fod yr achwynydd yn gallu dangos rheswm cymhellol dros beidio â chyflwyno'r gŵyn o fewn y terfyn amser. Lle penderfynir nad yw cwyn yn gymwys i'w hystyried, hysbysir yr achwynydd am y canlyniad hwn drwy lythyr ac fe'i hysbysir am ei hawl i ofyn am adolygiad terfynol o'r canlyniad dan y Rheoliadau Adolygiad Terfynol.
3.6
Gall y Brifysgol benderfynu nad yw rhan o’r gŵyn yn gymwys i’w hystyried o ran unrhyw faterion o’r gŵyn a oedd wedi codi mwy na 3 mis cyn i’r gŵyn gael ei chyflwyno, ond byddant yn parhau i ymdrin ag unrhyw faterion o’r gŵyn sy’n weddill yn unol â’r Weithdrefn hon.
4. Beth yw Cwyn Myfyriwr?
Diffinnir cwyn fel mynegiant o anfodlonrwydd gan un neu fwy o fyfyrwyr ynghylch camau gweithredu neu ddiffyg camau gweithredu gan y Brifysgol, neu am safon y gwasanaeth a ddarperir gan y Brifysgol neu ar ran y Brifysgol.
Bydd y Weithdrefn hon yn gymwys i’r amgylchiadau canlynol, a restrir at ddibenion enghreifftiol yn unig, ac ni fwriedir bod hon yn rhestr gynhwysfawr o gwynion posibl gan fyfyrwyr:
- Cwynion sy’n deillio o brofiad academaidd y myfyriwr, heb gynnwys apeliadau yn erbyn asesiad academaidd neu benderfyniadau cynnydd.
- Cwynion am y ffordd y caiff rhaglen, addysgu neu waith gweinyddol eu cyflwyno (gan gynnwys trefniadau goruchwylio).
- Cwynion am y cyfleusterau neu’r gwasanaethau a ddarperir gan y Brifysgol.
5. Pa Gwynion Myfyrwyr na roddir ystyriaeth iddynt dan y Gweithdrefnau hyn?
5.1
Apeliadau yn erbyn asesiad academaidd neu benderfyniad ar gynnydd. Caiff y rhain eu trin o dan y Rheoliadau Apeliadau Academaidd.
5.2
Cwynion sy'n herio 'barn academaidd'. Caiff profiad a gwybodaeth myfyriwr, perfformiad y myfyriwr ac a yw wedi cyrraedd y safon academaidd ofynnol, ac ymwybyddiaeth o arfer gorau mewn addysg uwch eu cyfuno i ganiatáu i arholwr wneud penderfyniad academaidd ar allu myfyriwr. Barn academaidd yw penderfyniad y staff academaidd ar ansawdd gwaith academaidd neu'r meini prawf a ddefnyddir i farcio gwaith (yn hytrach na'r broses farcio weinyddol). Nid ystyrir Cwynion neu Apeliadau sy'n herio'r farn academaidd hon.
5.3
Cwynion ynghylch aflonyddu, bwlian, a chamwahaniaethu sy'n dod o dan Bolisi Urddas yn y Gwaith ac Wrth Astudio (Gwrthsefyll Aflonyddu) y Brifysgol. Mewn achosion o'r fath, anogir myfyrwyr i geisio cyngor oddi wrth un o Ymgynghorwyr Aflonyddu Hyfforddedig y Brifysgol.
5.4
Cwynion sy'n codi o benderfyniadau a wnaed dan reoliadau penodol y Brifysgol, megis:
Rheoliadau ar gyfer defnyddio cyfleusterau cyfrifiadura a rhwydweithio a chyfleusterau cysylltiedig.
Cyfeirir myfyrwyr at ddarpariaethau adolygiad/apêl y rheoliadau perthnasol.
5.5
Cwynion dienw. Bydd disgwyl i aelodau staff sy’n derbyn cwynion yn ddienw arfer eu doethineb ac ymdrin â’r gŵyn fel y gwelant yn dda. Fodd bynnag, dylai unrhyw aelod o staff sy’n ansicr am sut y dylai ymdrin â chwyn ddienw ei chyfeirio at ei Pennaeth Ysgol yn y lle cyntaf, neu at sylw enwebai'r Gwasanaethau Addysg. Oherwydd natur y gŵyn, ni fydd modd ymateb i achwynydd dienw.
5.6
Yn achos myfyrwyr sy'n astudio o dan drefniadau cydweithredol, fel arfer dylid cyflwyno cwyn o dan weithdrefn cwynion y sefydliad partner yn y lle cyntaf os bydd y gŵyn yn ymwneud â'r sefydliad partner.
5.7
Cyfeirir cwynion yn erbyn myfyrwyr sy’n swyddogion etholedig, myfyrwyr eraill neu aelodau am oes Undeb y Myfyrwyr at Brif Weithredwr Undeb y Myfyrwyr a’r Pwyllgor Disgyblu, a chyfeirir cwynion gan fyfyrwyr yn erbyn aelodau staff Undeb y Myfyrwyr yn uniongyrchol i Undeb y Myfyrwyr, rhif ffôn: 01792 295 484.
5.8
Cwynion sy’n ymwneud â cheisiadau ac ymholiadau derbyn. Cyfeiriwch at y Gweithdrefnau Cwynion Derbyn ac Apeliadau.
6. Gweithdrefn ar gyfer Ymdrin â Chŵyn Myfyriwr
Mae’r Brifysgol o’r farn y dylid dod i benderfyniad ynghylch cwynion mor brydlon â phosibl. I’r perwyl hwn, mae’r Weithdrefn yn cynnwys nifer o gamau fel rhan o'r drefn gwyno, rhai ohonynt yn anffurfiol a rhai yn ffurfiol. Ym mhob cam o’r broses, bydd y person y cyfeiriwyd y gŵyn ato, os caiff ei chadarnhau, yn gwneud yr hyn a all o fewn terfynau ei allu i unioni’r cam. Os bydd yn tybio bod unioni’r cam y tu hwnt i derfynau ei allu, bydd yn cyfeirio’r mater at sylw'r awdurdod/person priodol.
6.1 Cam Un: Datrysiad Anffurfiol
Rhagwelir bod modd datrys y rhan fwyaf o gwynion yn rhwydd ac yn gyflym ar sail anffurfiol pan ddaw'r broblem i'r amlwg yn y lle cyntaf gyda'r unigolyn/unigolion perthnasol.
Os oes modd, yn y lle cyntaf, dylai’r myfyriwr gyflwyno’r gŵyn, naill ai ar lafar neu’n ysgrifenedig, i’r unigolyn y gwneir cwyn yn ei erbyn. Fel arall, efallai y bydd y myfyriwr yn dymuno trafod ei gŵyn â’r Deon Gweithredol, y Pennaeth Ysgol, Cyfarwyddwr y Rhaglen, neu'r Tiwtor Personol.
Dylai myfyrwyr gyflwyno cwynion anffurfiol cyn gynted ag y bo modd ac o fewn 3 mis i ddyddiad y digwyddad(au) a oedd yn sail y gŵyn.
Os mai natur gyffredinol yn hytrach na phenodol sydd i’r gŵyn, efallai y byddai’n fwy addas i'r myfyriwr ofyn i’r cynrychiolydd myfyrwyr perthnasol godi’r mater yn y Fforwm Staff/Myfyrwyr neu mewn Pwyllgor arall yn y Gyfadran/Ysgol.
Mae’r Brifysgol yn disgwyl y bydd ymdrechion yn cael eu gwneud i ddatrys cwyn anffurfiol, ac y bydd y myfyrwyr yn cael gwybod am y canlyniad ar lafar neu yn ysgrifenedig lle bynnag y bo modd, o fewn 21 diwrnod o dderbyn y gŵyn anffurfiol.
Os nad yw’r myfyriwr yn fodlon ar ganlyniad ei gŵyn anffurfiol, mae modd iddo uwchgyfeirio’r gŵyn at Gam Dau (y Cam Ffurfiol) o’r Weithdrefn o fewn 21 diwrnod o’r dyddiad y cafodd wybod am ganlyniad ei gŵyn anffurfiol (gweler Adran 6.2).
6.2 Cam Dau: Cwyn Ysgrifenedig Ffurfiol i Pennaeth Ysgol neu’r awdurdod perthnasol (trwy'r Gwasanaethau Addysg)
Os na all yr achwynydd gael datrysiad anffurfiol i'w gŵyn (yn unol â Cham Un uchod), neu os bydd yn teimlo na all fynd yn uniongyrchol at yr unigolyn/ unigolion perthnasol, dylai gyflwyno cwyn mewn ysgrifen i 'Enwebai Cwynion' y Gwasanaethau Addysg o fewn y terfynau amser canlynol:
- O fewn 21 niwrnod i ddyddiad yr ymateb i gŵyn anffurfiol (os yw'n berthnasol), neu
- (Lle na chyflwynwyd cwyn anffurfiol) o fewn 3 mis i ddyddiad y digwyddiad(au) a oedd yn sail y gŵyn.
Os na dderbynnir cwyn o fewn y terfyn amser a bennwyd, fel rheol caiff y gŵyn ei thrin fel un nad yw'n gymwys i'w hystyried ar y sail ei bod 'allan o amser' oni bai fod yr achwynydd yn gallu dangos rheswm cymhellol dros beidio â chyflwyno'r gŵyn o fewn y terfyn amser (gweler hefyd Adran 3).
Os nad yw’r achwynwr yn sicr am y gweithdrefnau, caiff geisio cyngor gan y Gwasanaethau Addysg neu gan Ganolfan Gyngor Undeb y Myfyrwyr.
Fe ddylai’r gŵyn ysgrifenedig egluro’n fras:
- Natur y gŵyn - dylai hyn fod yn gryno, a dylai gyfeirio at unrhyw ddigwyddiadau penodol;
- Unrhyw gamau anffurfiol a gymerwyd eisoes (gan gynnwys enwau unrhyw staff sydd wedi ymwneud â'r gŵyn), a'r canlyniadau;
- Datganiad yn esbonio pam y mae’r ymgeisydd yn dal yn anfodlon a, heb ragfarn i unrhyw gamau ffurfiol y gellid penderfynu arnynt er mwyn unioni’r cam, y camau y mae'n eu ceisio i unioni’r cam;
- Copïau o unrhyw ddogfennau neu ohebiaeth sy'n berthnasol i'r gŵyn neu'n ei chefnogi.
Os cyflwynir cwyn yn uniongyrchol i'r awdurdod y mae'r gŵyn yn ymwneud ag e, dylid anfon copi, yn y lle cyntaf, i enwebai'r Gwasanaethau Addysg hefyd.
Bydd Enwebai’r Gwasanaethau Addysg (cyfeirir ato isod fel "yr enwebai") yn cydnabod mewn ysgrifen o fewn 5 niwrnod gwaith ei fod wedi derbyn y gŵyn. Gall yr enwebai ofyn i’r achwynydd egluro a/neu ddarparu gwybodaeth bellach i gefnogi ei gŵyn. Fodd bynnag, nid ymchwilio i’r gŵyn neu ei hasesu yw rôl y sawl a enwebir.
6.2.1 Cymodi/Dulliau amgen i Ddatrys Anghydfod
Ar ôl derbyn y gŵyn ac unrhyw wybodaeth neu eglurhad ychwanegol oddi wrth yr achwynydd, caiff yr enwebai, yn ei ddoethineb a chyda chydsyniad yr achwynydd a chynrychiolydd addas o'r Gyfadran/Ysgol neu'r Adran (y cyfeirir ato isod fel "y cynrychiolydd") a enwebir gan y Pennaeth Ysgol/Adran Gwasanaeth Proffesiynol, gyfeirio'r partïon ar gyfer cymodi neu ddull amgen o ddatrys yr anghydfod.
Yn y fath amgylchiadau, caiff y gŵyn Cam 2 ei gohirio (ac ni fydd yr enwebai'n cymryd unrhyw gamau pellach yn ei chylch) tra bod y broses gymodi/datrys anghydfod ar y gweill.
Pan gyfeirir y partïon ar gyfer cymodi, ni ddatgelir copi o'r gŵyn ysgrifenedig i'r cynrychiolydd ond gyda chydsyniad y cyflareddwr ymlaen llaw. Os datrysir y mater trwy gymodi, bydd y cyflareddwr yn cynorthwyo'r partïon i ddrafftio cytundeb ysgrifenedig a gaiff ei lofnodi gan y ddau barti.
Os na ellir cael datrysiad derbyniol i’r naill barti a’r llall drwy’r broses gymodi neu ddull datrys amgen, yna bydd yr enwebai yn prosesu’r gŵyn o dan Gam 2 y Weithdrefn Cwynion ar ôl derbyn caniatâd ysgrifenedig i wneud hynny gan yr achwynydd cyn dyddiad cau penodedig.
6.2.2 Ymchwiliad Ffurfiol gan Awdurdod Perthnasol (Ysgol/Adran Gwasanaeth Proffesiynol)
Os bydd yr enwebai'n penderfynu nad yw cymodi neu ddull amgen o ddatrys yr anghydfod yn briodol, neu os ceisir datrys y mater felly ond heb ddod i gytundeb, bydd yr enwebai'n anfon y gŵyn at yr awdurdod perthnasol sy'n destun i'r gŵyn (oni ddilynir rheoliad 6.2.3 isod), sef:
- Y Pennaeth Ysgol (os oes a wnelo’r gŵyn â mater academaidd) neu, os mai’r Pennaeth Ysgol yw’r person y gwneir cwyn yn ei erbyn, i Gadeirydd y Pwyllgor Rheoliadau, Ansawdd a Safonau (neu ei enwebai);
- Bennaeth yr Adran Gwasanaethau Proffesiynol dan sylw, e.e. Pennaeth Gwasanaethau Gwybodaeth a Systemau ac ati, neu, os mai Pennaeth yr Adran Gwasanaethau Proffesiynol yw’r person y gwneir cwyn yn ei erbyn, i’r Cofrestrydd neu ei enwebai;
Bydd yr awdurdod perthnasol (neu ei gynrychiolydd) yn ymchwilio i'r gŵyn, a chaiff gasglu tystiolaeth oddi wrth bobl berthnasol, yn ôl ei ddoethineb.
Os bydd yr ymchwiliad yn golygu cyfarfod wyneb yn wyneb rhwng y awdurdod perthnasol (neu ei gynrychiolydd) neu ei gynrychiolydd â’r achwynydd, a/neu’r person y cwynir yn ei erbyn, bydd gan y ddau olaf o’r rhain hawl i ddod â chyfaill neu gydweithiwr (sy’n aelod o’r Brifysgol ac nad oes ganddo ddiddordeb materol yn yr achos) neu gynrychiolydd o Undeb y Myfyrwyr gyda hwy yn gwmni.
Ar ddiwedd yr ymchwiliad, ac ar ôl adolygu'r dystiolaeth a dderbyniwyd, bydd awdurdod perthnasol yn gwneud penderfyniad ar y gŵyn, sef naill ai:
- Cadarnhau'r gŵyn, yn llawn neu'n rhannol (a chadarnhau'r camau sydd i'w cymryd o ganlyniad); neu
- Wrthod y gŵyn os ceir nad oes sail iddi.
Bydd y awdurdod perthnasol (neu ei gynrychiolydd) yn hysbysu'r achwynydd mewn ysgrifen am y penderfyniad, fel arfer o fewn 28 diwrnod gwaith ar ôl i'r Gyfadran/Ysgolol neu'r Adran dderbyn y gŵyn. Os na fydd yn bosibl yn ymarferol i ymateb yn llawn o fewn 28 niwrnod gwaith, hysbysir yr achwynydd mewn ysgrifen o'r amserlen ar gyfer darparu ymateb llawn.
Os gwrthodir y gŵyn, rhoddir y rhesymau llawn am benderfyniad yr enwebai i'r achwynydd, gyda chopïau o'r dogfennau perthnasol a ystyriwyd (oni bai fod rheswm anorchfygol dros gadw unrhyw ddogfen neu ohebiaeth yn gyfrinachol). Penderfyniad y awdurdod perthnasol neu ei gynrychiolydd fydd canlyniad ffurfiol y Weithdrefn Gwynion. Hysbysir yr achwynydd am ei hawl i ofyn am adolygiad terfynol o ganlyniad y weithdrefn gwynion o dan y Gweithdrefn Adolygiad Terfynol.
Bydd y awdurdod perthnasol (neu ei gynrychiolydd), neu ei gynrychiolydd, yn darparu copi o'i ymateb ysgrifenedig i gŵyn Cam 2 y myfyriwr i'r Gwasanaethau Addysg (trwy ei henwebai).
6.2.3 Ymchwiliad Ffurfiol gan Uwch Swyddog y Brifysgol
Os bydd yr enwebai o'r farn bod y materion a godir yn y gŵyn yn ymwneud â sawl Cyfadran/Ysgol, eu bod o natur ddifrifol iawn, neu eu bod yn berthnasol i'r sefydliad cyfan, caiff yr enwebai, yn ei ddoethineb, gyfeirio'r fath gŵyn at sylw uwch swyddog y Brifysgol (er enghraifft y Cofrestrydd, Dirprwy Is-ganghellor, Cadeirydd y Pwyllgor Rheoliadau, Ansawdd a Safonau, Achosion Myfyrwyr, Uwch-swyddog Cwynion (neu eu henwebai cyfatebol)).
Yn y fath achos, bydd yr uwch swyddog yn trefnu ymchwilio i'r gŵyn, a dod i benderfyniad arni, yn unol â'r gweithdrefnau a amlinellir yn 6.2.2 yn lle Deon Gweithredol. Gall aelod o staff yn y Gwasanaethau Addysg gynorthwyo'r uwch swyddog yn yr ymchwiliad, ac wrth benderfynu ar y gŵyn.
7. Adolygiadau Terfynol
Am ragor o wybodaeth am adolygiad terfynol o ganlyniad Cwyn Cam Tri, cyfeirir myfyrwyr at y Brifysgol.
8. Monitro Cwynion Myfyrwyr
Bydd y Gwasanaethau Addysg yn hysbysu un o’r Dirprwy Is-ganghellorion neu'r Cofrestrydd am gwynion a gadarnheir yn erbyn staff. Caiff y Dirprwy Is-ganghellor neu'r Cofrestrydd gyfeirio canlyniad y fath achos at sylw’r Deon Gweithredol perthnasol, Pennaeth Ysgol, y rheolwr llinell perthnasol, a/neu Adnoddau Dynol os bydd o'r farn y gall fod angen gweithredu disgyblaethol yn unol â'r Gweithdrefnau Disgyblu Staff.
Bydd y awdurdod perthnasol yn gyfrifol am weithredu, neu am argymell i'r awdurdod perthnasol weithredu, unrhyw newid i'r ddarpariaeth academaidd, i'r systemau, neu i'r gweithdrefnau sy'n deillio o ganlyniad cwyn.
Bydd y Gwasanaethau Addysg yn monitro'r holl gwynion. Bydd y Pwyllgor Rheoliadau, Ansawdd a Safonau yn derbyn adroddiad blynyddol gan y Gwasanaethau Addysg ar ganlyniad y prosesau monitro. Cyfrifoldeb y Pwyllgor Rheoliadau, Ansawdd a Safonau yw monitro'r data a gwneud argymhellion fel y bo'n briodol.
Cyfrifoldeb y Pwyllgor Rheoliadau, Ansawdd a Safonau hefyd fydd adolygu’r Rheoliadau ar gyfer cwynion a’u heffeithiolrwydd a gwneud argymhellion ar gyfer newidiadau, lle y bo’n briodol, i’w hystyried gan y Senedd.