Cwynion

Mae Prifysgol Abertawe wedi ymrwymo i sicrhau ei bod yn darparu profiad addysgol o safon ar gyfer ei myfyrwyr, ynghyd â gwasanaethau a chyfleusterau academaidd, gweinyddol a lles addas. Fodd bynnag, gallai achlysuron godi pan fydd myfyrwyr yn teimlo’n anfodlon ar y dysgu a’r addysgu, y cyfleusterau, neu’r gwasanaethau a ddarperir gan y Brifysgol, neu ar weithredu neu ddiffyg gweithredu gan y Brifysgol neu ei staff.

Canllaw cyflym am gwynion i fyfyrwyr.

Dyma ganllaw i fyfyrwyr sy’n ystyried gwneud cwyn, Gweithdrefn Gwyno Iawn y Brifysgol.

Pwy gaiff gyflwyno cwyn o dan y Weithdrefn hon?

Gellir defnyddio’r Weithdrefn Gwyno os ydych wedi cofrestru fel myfyriwr ac mae gennych gŵyn am eich rhaglen astudio neu ymchwil, neu os ydych yn anfodlon ar unrhyw wasanaeth cysylltiedig y mae’r Brifysgol yn ei ddarparu.

Gellir defnyddio'r Weithdrefn Gwyno hefyd os ydych yn gyn-fyfyriwr Prifysgol Abertawe sydd wedi tynnu'n ôl o’r rhaglen neu wedi ei chwblhau, cyhyd â bod y gŵyn o fewn 3 mis o'r dyddiad tynnu'n ôl/cwblhau neu o fewn 3 mis o ddyddiad yr achos(ion) sy’n arwain at y gŵyn – pa bynnag ddyddiad sydd gyntaf.

Yn fras, gellir defnyddio'r weithdrefn ar gyfer pob cwyn gan fyfyriwr ac eithrio materion sy'n destun eu gweithdrefnau eu hunain (er enghraifft: cwynion ynghylch aflonyddu/bwlio; pryderon/apeliadau yn erbyn penderfyniadau ar asesu a dilyniant). Nid yw'r weithdrefn hon yn gymwys i gwynion dienw – mae gwybodaeth ar gael am gwynion dienw yn adran 5.5. y Weithdrefn Gwyno.

Pryd dylwn i wneud cwyn?

Dylid cyflwyno cwynion cyn gynted â phosib, oherwydd gallai oedi hir gyfyngu ar y ffordd y gallwn ymchwilio i'ch cwyn neu ar ein gallu i unioni pethau. Fel arfer, ni fydd y Brifysgol yn ystyried cwyn sy'n cael ei chyflwyno mwy na 3 mis ar ôl yr achos sydd wedi arwain at y gŵyn.

Pwy i gysylltu â nhw os oes angen cyngor neu gymorth arnaf?

Mae Canolfan Gyngor Undeb y Myfyrwyr ar gael i roi cymorth a chyngor cyfrinachol i fyfyrwyr ynghylch cwynion ac mae'r gwasanaeth yn rhad ac am ddim i fyfyrwyr. Gallwch gysylltu â’r Ganolfan Gyngor drwy ffonio: (01792) 295821 neu drwy e-bostio.

Gallwch hefyd gysylltu â MyUniHub i gael cyngor ar y Weithdrefn Gwyno.

A fydd pawb yn gwybod am fy nghwyn?

Na. Gall achwynwyr a'r rhai sy'n destun cwynion ddisgwyl i gwynion gael eu trin mewn modd cyfrinachol ac i'w preifatrwydd gael ei barchu. Fodd bynnag, fel arfer caiff y gŵyn ei chopïo i'r unigolyn sy'n destun y gŵyn, er mwyn iddo gael cyfle i ymateb fel rhan o'r broses ymchwilio.

Sut allaf i wneud cwyn? Beth yw'r Weithdrefn?

Cam 1 – Datrysiad Anffurfiol

Gellir datrys y rhan fwyaf o gwynion yn hawdd ac yn gyflym drwy eu codi’n anffurfiol gyda’r unigolyn/unigolion perthnasol pan ddaw’r broblem i’r amlwg yn y lle cyntaf.

Fel arfer, rhaid codi cwynion anffurfiol (Cam 1) o fewn 3 mis i ddyddiad achos(ion) y gŵyn.

Os oes modd, dylech drafod eich cwyn yn gyntaf â'r unigolyn sy'n destun y gŵyn. Fel arall, efallai yr hoffech drafod eich cwyn â Phennaeth eich Adran, Cyfarwyddwr eich Rhaglen neu'ch Tiwtor Personol. Mae’n bosib y bydd rhai materion cyffredinol yn addas i’w trafod ym Mhwyllgor Ymgynghorol Staff a Myfyrwyr eich Coleg.

Gall Canolfan Gyngor Undeb y Myfyrwyr eich helpu i godi’ch cwyn yn anffurfiol.

Cam 2 – Cwyn Ysgrifenedig Ffurfiol at Bennaeth y Coleg/yr Adran Weinyddol (drwy’r Gwasanaethau Academaidd)

Os na allwch ddatrys eich pryderon yn anffurfiol, neu os teimlwch na allwch fynd at yr unigolyn/unigolion perthnasol yn uniongyrchol, dylech gyflwyno cwyn ysgrifenedig at Enwebai Cwynion y Gwasanaethau Academaidd o fewn yr amserlen ganlynol:

O fewn 21 diwrnod i ddyddiad yr ymateb i'ch cwyn anffurfiol (Cam 1); neu
(Lle na gyflwynwyd cwyn anffurfiol) o fewn 3 mis o ddyddiad achos(ion) y gŵyn.

Dylai'ch cwyn gynnwys:

Manylion eich cwyn – byddwch yn gryno ac yn eglur, a chyfeiriwch at unrhyw ddigwyddiadau neu ddyddiadau penodol;

Unrhyw gamau anffurfiol a gymerwyd eisoes (gan gynnwys enwau unrhyw staff sydd wedi ymwneud â'r gŵyn) a'r canlyniadau;
Pam rydych yn anfodlon o hyd;
Pa ganlyniad yr hoffech ei weld;
Copi o unrhyw ddogfennau neu ohebiaeth sy'n berthnasol i'r gŵyn neu'n ei chefnogi.

Gallwch anfon eich cwyn at Enwebai Cwynion Gwasanaethau Academaidd drwy e-bost neu ei hanfon at: Enwebai Cwynion y Gwasanaethau Academaidd, Prifysgol Abertawe, Parc Singleton, Abertawe SA2 8PP.

Bydd yr Enwebai Cwynion yn ysgrifennu atoch i gadarnhau bod eich cwyn wedi'i derbyn yn ddiogel, a gall ofyn i chi ddarparu rhagor o wybodaeth neu eglurhad. Yna caiff eich cwyn ei chyfeirio at Bennaeth y Coleg/yr Adran Weinyddol berthnasol, a byddant yn ceisio darparu ymateb ysgrifenedig i'ch cwyn o fewn 20 niwrnod gwaith. (Dylech ddisgwyl cael eich hysbysu os nad yw’r Coleg/Adran Weinyddol yn gallu bodloni'r terfyn amser hwn am unrhyw reswm.)

Adolygiad Terfynol o Ganlyniad Cam 2 y Weithdrefn Cwynion ac Adolygiad Allanol

Os ydych yn parhau'n anfodlon ar ganlyniad eich cwyn Cam 2, gallwch ofyn am Adolygiad Terfynol drwy lenwi'r Ffurflen Gais am Adolygiad Terfynol a'i chyflwyno i Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Academaidd o fewn 14 diwrnod gwaith i ddyddiad y llythyr/e-bost yn eich hysbysu ynghylch canlyniad Cam 2 eich cwyn. Gweithdrefn Adolygiad Terfynol

Pan fydd proses yr Adolygiad Terfynol wedi'i chwblhau, bydd Cyfarwyddwr y Gwasanaethau Academaidd yn anfon llythyr "Cwblhau Gweithdrefnau" atoch yn cadarnhau penderfyniad terfynol y Brifysgol a bod y gweithdrefnau wedi'u cwblhau. Yna gallwch ystyried gofyn i Swyddfa'r Dyfarnwr Annibynnol ar gyfer Addysg Uwch (OIA) gynnal adolygiad allanol o'r ffordd yr ymdriniwyd â'ch achos. Mae rhagor o wybodaeth am Swyddfa'r Dyfarnwr Annibynnol ar gyfer Addysg Uwch (OIA) ar gael gan yr OIA.