Ymateb i Coronafeirws: cyngor a gwybodaeth ddiweddaraf

1.1

Os bydd myfyriwr wedi derbyn penderfyniad neu ganlyniad ffurfiol dan reoliadau neu weithdrefnau perthnasol, caiff ofyn am adolygiad terfynol o'r penderfyniad neu'r canlyniad yn unol â'r Weithdrefn Adolygiad Terfynol hon. Er enghraifft, caiff myfyriwr ofyn am adolygiad terfynol o'r penderfyniadau ffurfiol a wnaed neu'r canlyniadau a gyhoeddwyd ar ddiwedd y Gweithdrefnau canlynol o eiddo'r Brifysgol:

Nid yw'r rhestr uchod yn gynhwysfawr, a dylai myfyrwyr ddarllen y rheoliadau perthnasol i gael gwybod pryd y cânt ofyn am adolygiad terfynol (os yw'n berthnasol).

1.2

Dylid cyflwyno unrhyw gais am adolygiad terfynol yn ysgrifenedig i'r Cyfarwyddwr Gwasanaethau Academaidd [y cyfeirir ato fel y 'Cyfarwyddwr' o hyn allan] o fewn 14 diwrnod gwaith i benderfyniad gwreiddiol Pwyllgor, Bwrdd, neu Swyddog y Brifysgol trwy gyflwyno'r Final Review Form.

I ofyn am adolygiad terfynol o benderfyniad a wnaed mewn perthynas â phresenoldeb yn unol â'r Polisi ar Fonitro Presenoldeb Myfyrwyr a Addysgir neu'r Polisi ar Fonitro Presenoldeb Myfyrwyr Ymchwil, neu Polisi Monitro Presenoldeb Haen 4, rhaid i fyfyrwyr gyflwyno eu ffurflenni cais am adolygiad terfynol i'r Cyfarwyddwr o fewn pum niwrnod gwaith i dderbyn hysbysiad am ganlyniad yr adolygiad cychwynnol.

1.3

Os na dderbynnir ffurflen adolygiad terfynol o fewn y terfynau amser a bennwyd, fel rheol caiff y cais am adolygiad terfynol ei drin fel un nad yw'n gymwys i'w ystyried  ar y sail ei fod 'allan o amser' oni bai fod y myfyriwr yn gallu dangos rheswm cymhellol dros beidio â chyflwyno'r cais o fewn y terfynau amser. Os penderfynir nad yw cais am adolygiad terfynol yn gymwys i'w ystyried, hysbysir y myfyriwr am y canlyniad hwn drwy lythyr.

1.4

Bydd Gwasanaethau Academaidd yn cydnabod, yn ysgrifenedig, eu bod wedi derbyn cais am Adolygiad Terfynol o fewn pum niwrnod gwaith.

1.5

Caiff y Cyfarwyddwr enwebu unigolyn o fewn Gwasanaethau Academaidd i'w gynorthwyo neu i ymdrin â'r Adolygiad Terfynol yn unol â'r Weithdrefn hon, ar ei ran fel ei 'enwebai'. Felly, mae pob cyfeiriad at y Cyfarwyddwr yn y gweithdrefnau hyn yn cynnwys enwebai'r Cyfarwyddwr.

1.6

Lle mae’r Cyfarwyddwr wedi ymwneud yn uniongyrchol â gwneud penderfyniadau ar yr achos yn flaenorol (megis wedi darparu ymateb Cam 2 i Gŵyn yn yr un achos), ar ôl derbyn ffurflen cais am Adolygiad Terfynol y myfyriwr, bydd yn cyfeirio'r gŵyn ar unwaith at sylw Dirprwy Is-ganghellor a fydd yn ymdrin â’r mater yn unol â’r yn lle’r Cyfarwyddwr.

1.7

Bydd y Cyfarwyddwr yn ysgrifennu at yr achwynydd i'w hysbysu am ei benderfyniad (a wnaed yn unol ag Adran 4.2), fel arfer o fewn 1 mis calendr i dderbyn y cais am adolygiad terfynol. Os na fydd yn ymarferol ymateb yn llawn o fewn y terfyn amser hwn, hysbysir y myfyriwr am yr amserlen.

1.8

Gall myfyrwyr geisio cyngor a chymorth annibynnol am ddim, yn gyfrinachol, mewn perthynas ag adolygiadau terfynol, gan Ganolfan Gyngor Undeb y Myfyrwyr.

1.9

Mae'r Brifysgol yn disgwyl i'r holl bartïon ymddwyn mewn modd rhesymol a theg a dangos parch at ei gilydd. Os na chaiff adolygiad terfynol ei gefnogi, hysbysir y myfyriwr am y rhesymau dros y penderfyniad.

2.     Rhaid i geisiadau am adolygiad terfynol fod ar un neu fwy o'r seiliau canlynol:

2.1

Afreoleidd-dra yn y ffordd y cynhaliwyd y gweithdrefnau perthnasol, sydd, oherwydd ei natur, yn peri amheuaeth resymol ynghylch a fyddai’r parti/partïon dan sylw wedi dod i’r un penderfyniad pe na bai wedi digwydd;

2.2

Tystiolaeth newydd na roddwyd i'r parti/partïon perthnasol pan ystyriwyd achos yr ymgeisydd ac y gellir dangos ei bod yn berthnasol i’r achos. Rhaid i'r myfyriwr ddangos rheswm cymhellol pam na ddarparwyd y cyfryw dystiolaeth cyn i'r penderfyniad gael ei wneud. Lle gallai'r myfyriwr fod wedi cyflwyno'r dystiolaeth newydd cyn i'r penderfyniad gael ei wneud, ni cheir defnyddio'r fath dystiolaeth yn sail ar gyfer adolygiad;

2.3

Bod y penderfyniad a wnaed yn afresymol ar sail yr wybodaeth a oedd ar gael i'r parti/partïon pan ystyriwyd yr achos. I ddefnyddio'r sail hon, rhaid i'r myfyriwr esbonio pam na allai unrhyw unigolyn rhesymol fod wedi dod i'r penderfyniad a wnaed.

3.    Bydd y Cyfarwyddwr, neu ei enwebai, yn adolygu’r achos ar sail y dystiolaeth ysgrifenedig a ddarperir, a bydd yn penderfynu a ddylid:

3.1

Ceisio datrys yr adolygiad terfynol trwy gyfryngu neu ddulliau datrys anghydfod amgen, â'r nod o geisio canlyniad sy'n bodloni pawb (pan fo pawb yn cytuno i hyn ac i'r broses benodol).

3.2

Cyfeirio'r cais am adolygiad terfynol at sylw'r awdurdod perthnasol o dan y weithdrefn berthnasol os ymddengys nad yw'r myfyriwr wedi cwblhau pob cam o'r weithdrefn honno. Hysbysir y myfyriwr am hyn. Os bydd y myfyriwr yn dal yn anfodlon ar y canlyniad, yna caiff gychwyn y Weithdrefn Adolygiad Terfynol.  

3.3

Ymchwilio/penderfynu ar yr adolygiad terfynol yn unol ag Adran 4 isod.

4.     Ymchwilio/penderfynu ar yr adolygiad terfynol

4.1

Pan fydd y Cyfarwyddwr yn cynnal ymchwiliad i'r adolygiad terfynol a'r materion a godir, er tryloywder a thegwch, cynhelir yr ymchwiliad trwy broses o ohebiaeth agored, oni fydd rheswm cymhellol dros gadw unrhyw wybodaeth neu ohebiaeth yn gyfrinachol.

4.2

Caiff y Cyfarwyddwr gasglu tystiolaeth bellach gan y naill barti neu'r llall, neu gan unigolion eraill, a phan fydd yn fodlon bod digon o dystiolaeth wedi'i chasglu, bydd yn adolygu'r achos, a chaiff, yn ei ddoethineb:

  1. gwrthod y cais am adolygiad terfynol. Bydd y penderfyniad hwn yn derfynol, fel y'i nodir yn Adran 4.3 isod.
  2. caniatáu i'r cais am adolygiad terfynol fynd yn ei flaen; a
  • cyfeirio'r achos yn ôl at sylw: Cadeirydd Pwyllgor y Bwrdd perthnasol, y Bwrdd perthnasol, neu'r Swyddog perthnasol i ailystyried yr achos yng ngoleuni'r dystiolaeth newydd. Bydd penderfyniad y Cadeirydd/y Bwrdd/y Swyddog yn derfynol, fel y'i nodir yn Adran 4.3 isod;
  • cyfeirio'r achos i'w ystyried gan Fwrdd Apeliadau (yn achos adolygiad o apêl academaidd wedi'i hidlo). Trefnir y Bwrdd Apeliadau yn unol â'r gweithdrefnau ar gyfer Apeliadau Academaidd. Fodd bynnag, bydd penderfyniad y Bwrdd Apeliadau'n derfynol, fel y'i nodir yn Adran 4.3 isod;
  • cyfeirio’r achos at sylw Pwyllgor Ymchwilio hollol newydd (sef Panel newydd) dan y Rheoliadau perthnasol i wrando ar yr achos. Trefnir y Pwyllgor Ymchwilio yn unol â'r Rheoliadau perthnasol. Fodd bynnag, bydd penderfyniad y Pwyllgor Ymchwilio yn derfynol, fel y'i nodir yn Adran 4.3 isod;
  • cyfeirio'r achos at sylw Dirprwy Is-ganghellor gan ofyn i'r unigolyn hwnnw am ei arweiniad neu ei asesiad annibynnol a'i benderfyniad ar yr adolygiad terfynol. Bydd penderfyniad y Dirprwy Is-ganghellor yn derfynol, fel y'i nodir yn Adran 4.3 isod;
  • sefydlu Pwyllgor Adolygiad Terfynol y gall y myfyriwr gyflwyno ei gais ger ei fron [yn unol ag adrannau 5, 6, a 7 isod];
  • addasu llymder y gosb gan ymgynghori â’r Cadeirydd/Bwrdd/Swyddog perthnasol. Bydd y penderfyniad hwn yn derfynol, fel y'i nodir yn Adran 4.3 isod;
  • cefnogi'r cais am adolygiad terfynol, yn llawn neu'n rhannol, a chadarnhau unrhyw gamau i'w cymryd wedyn. Bydd y penderfyniad hwn yn derfynol, fel y'i nodir yn Adran 4.3 isod.

4.3

Y penderfyniad a wneir dan adrannau 4.2(1), a (2) uchod fydd y penderfyniad terfynol ar y cais am Adolygiad Terfynol, a thybir, felly, bod y broses ar ben. Ni chaiff y penderfyniad ei drafod â'r myfyriwr nac â neb arall. Bydd y Cyfarwyddwr yn rhoi llythyr Cwblhau Gweithdrefnau i'r myfyriwr.

5.    Pwyllgor Adolygiad Terfynol

5.1

Os bydd Dirprwy Is-ganghellor yn penderfynu y dylid cyfeirio cais am adolygiad terfynol at sylw Pwyllgor Adolygiad Terfynol, penodir aelod o'r Gwasanaethau Academaidd i weithredu fel Ysgrifennydd y Pwyllgor.

Bydd Ysgrifennydd y Pwyllgor yn galw Pwyllgor o’r fath ynghyd a fydd yn cynnwys tri aelod Panel (a ddewisir gan Ysgrifennydd y Pwyllgor); byddant i gyd yn aelodau'r Senedd, ond bydd un ohonynt yn Ddirprwy Is-ganghellor neu’n Gyn-ddirprwy Is-ganghellor i’r Brifysgol.

Mae gan y Dirprwy Is-ganghellor (neu'r Cyn-ddirprwy Is-ganghellor) hawl i gyfnewid aelod o’r Senedd am aelod o’r Cyngor fel y gwêl yn dda.

Bydd un aelod o Banel y Pwyllgor Adolygiad Terfynol yn cael ei benodi gan Ysgrifennydd y Bwrdd i fod yn Gadeirydd.

5.2

Ni fydd Panel y Pwyllgor Adolygiad Terfynol yn cynnwys aelodau staff sy’n perthyn i Goleg y mae’r myfyriwr yn astudio ynddo, ac ni fydd y Pwyllgor yn cynnwys unrhyw unigolyn sydd eisoes wedi bod yn gysylltiedig â’r achos. Fel arfer, bydd y Pwyllgor yn cwrdd yn breifat.

5.3

Cyn gynted ag y bo’n ymarferol resymol wedi penodi Panel y Pwyllgor Adolygiad Terfynol, bydd yr Ysgrifennydd yn:

  • gwahodd y myfyriwr a, lle y bo’n berthnasol, Coleg y myfyriwr, i ddarparu, erbyn dyddiad cau penodol, unrhyw dystiolaeth, datganiadau ysgrifenedig, datganiadau gan dystion neu ddogfennau eraill i gefnogi ei achos a chaiff y rhain eu cyflwyno hefyd i’r Pwyllgor Adolygiad Terfynol. Mewn cyfarfod o’r Pwyllgor Adolygiad Terfynol, gall y Cadeirydd ddatgan, fel y gwêl yn ddoeth, bod unrhyw dystiolaeth a dderbynnir ar ôl y dyddiad cau a bennwyd yn annerbyniol;
  • anfon at y myfyriwr, a lle y bo’n berthnasol, at Goleg y myfyriwr, gopïau o’r holl dystiolaeth, datganiadau tystion a’r dogfennau eraill sydd i’w gosod gerbron y Pwyllgor Adolygiad Terfynol;
  • gwahodd y myfyriwr i hysbysu Ysgrifennydd y Pwyllgor am unrhyw anghenion arbennig;
  • trefnu dyddiad, lleoliad ac amser i’r Pwyllgor Adolygiad Terfynol gwrdd, â rhoi gwybod i’r myfyriwr a’r holl bartïon perthnasol.

5.4

Hysbysir y myfyriwr bod ganddo/ganddi hawl i fynychu cyfarfod y Pwyllgor Adolygiad Terfynol. Bydd yn ofynnol i’r myfyriwr roi gwybod i’r Ysgrifennydd a yw’n bwriadu mynychu'r cyfarfod ai peidio. Os bydd y myfyriwr yn nodi nad yw’n dymuno mynychu’r cyfarfod, bydd y Pwyllgor yn bwrw ymlaen yn ei absenoldeb. Fel arfer, ni chaiff myfyriwr anfon rhywun arall i'r cyfarfod yn ei le, oni ddangosir bod angen gwneud hynny am resymau eithriadol, a bod y Cadeirydd yn awdurdodi hynny cyn y cyfarfod.

Os na fydd y myfyriwr yn bresennol yng nghyfarfod y Pwyllgor Adolygiad Terfynol, ar ôl dweud cyn hynny wrth Ysgrifennydd y Pwyllgor y byddai’n bresennol, bydd y cyfarfod yn mynd rhagddo yn absenoldeb y myfyriwr ar yr amod bod pob cam rhesymol wedi’i gymryd i gysylltu â’r myfyriwr. Caiff y Pwyllgor fwrw ymlaen yn absenoldeb unrhyw barti neu dyst arall hefyd, yn ôl doethineb y Cadeirydd.

5.5

Atgoffir myfyrwyr ei bod er eu lles gadw mewn cysylltiad â’r Brifysgol. Os na fydd y myfyriwr yn ymateb i ohebiaeth a anfonir ato, neu os bydd yn gofyn i gyfarfod o’r Pwyllgor Adolygiad Terfynol gael ei ohirio fwy nag unwaith, bydd y Brifysgol yn parhau â’r gwrandawiad yn absenoldeb y myfyriwr ar yr amod bod pob ymdrech resymol wedi’i gwneud i gysylltu â’r myfyriwr a/neu fodloni’r cais i ohirio’r cyfarfod.

6.    Y Drefn yn Ystod Cyfarfod y Pwyllgor

6.1

Gall cydweithiwr neu gyfaill (sy’n aelod o Brifysgol Abertawe) neu gynrychiolydd o Undeb y Myfyrwyr ddod gyda’r myfyriwr/atebydd i gyfarfod y Pwyllgor Adolygiad Terfynol. Bydd gan y myfyriwr hawl i glywed yr holl dystiolaeth, i gael cynrychiolydd i siarad ar ei ran, i alw tystion a’u holi, ac i dynnu sylw’r Panel at dystiolaeth arall a gyflwynwyd erbyn y terfyn amser a bennwyd.

6.2

Bydd myfyriwr neu atebydd sy’n bwriadu dod â rhywun i'r cyfarfod a/neu gael ei gynrychioli’n rhoi gwybod ymlaen llaw yn ysgrifenedig i’r Ysgrifennydd am enw’r person a fydd yn dod gydag ef/hi a bydd yn nodi a oes cymwysterau cyfreithiol gan y person hwnnw. Fel arfer, ni chaiff y fath berson fod yn bresennol mewn rhinwedd cyfreithiol oni bai fod y Cadeirydd wedi awdurdodi hynny cyn y cyfarfod.  Mater i'r Cadeirydd benderfynu arno yn ei ddoethineb yw hyn, ar sail amgylchiadau penodol yr achos.

6.3

Bydd gan y myfyriwr hawl i ddod â chyfieithydd i'r cyfarfod os nad yw’r Gymraeg na’r Saesneg yn iaith gyntaf iddo/iddi. Y myfyriwr sy’n gyfrifol am drefnu cyfieithydd os oes angen, a’r myfyriwr sy’n gyfrifol am dalu ei ffioedd. Bydd y myfyriwr yn hysbysu’r Ysgrifennydd am enw’r cyfieithydd cyn y cyfarfod.

6.4

Caiff y myfyriwr ddewis bod gwrandawiad y Pwyllgor Ymchwilio yn cael ei gynnal yn Gymraeg neu Saesneg. Bydd myfyrwyr sy’n dymuno i'r gwrandawiad gael ei gynnal yn Gymraeg yn rhoi gwybod i’r Ysgrifennydd, o gael gwybod dyddiad y gwrandawiad, er mwyn i Swyddfa Iaith Gymraeg y Brifysgol drefnu gwasanaeth cyfieithu. Bydd y gwasanaeth hwnnw’n cael ei ddarparu’n rhad ac am ddim i’r myfyriwr.

6.5

Bydd y Pwyllgor Adolygiad Terfynol yn seilio’i benderfyniad ar y dystiolaeth a geir yng nghyflwyniad y myfyriwr, tystiolaeth unrhyw dystion (lle y bo’n berthnasol i’r achos) a thystiolaeth Cadeirydd y Pwyllgor Ymchwilio neu’r Bwrdd Apeliadau Academaidd dan sylw ynghyd ag unrhyw dystiolaeth arall y mae’r Pwyllgor yn tybio ei bod yn berthnasol.

6.6

Ni all tystion ymwneud ond â’r dystiolaeth sy’n ymwneud yn uniongyrchol â’r achos ac fel rheol, byddant yn gadael yr ystafell ar ôl cael eu holi. Fel arfer cânt eu holi’n unigol. Felly, ni all tyst fynychu fel tyst yn ogystal â fel cynrychiolydd. Efallai y bydd Cadeirydd y Panel yn dymuno caniatáu i dystion aros yn y gwrandawiad trwy gydol y trafodaethau os bydd y ddwy ochr yn cytuno i hynny ymlaen llaw neu os bydd y Cadeirydd o'r farn ei bod yn berthnasol i'r achos i dyst aros yn y gwrandawiad.

6.7

Mewn cyfarfod o’r Pwyllgor Adolygiad Terfynol, mae gan y Cadeirydd hawl i ddatgan bod unrhyw fater a gyflwynir gan y myfyriwr, neu unrhyw un sy’n dod gyda’r myfyriwr i’r cyfarfod, yn annerbyniol os yw’r Cadeirydd yn barnu nad oes cysylltiad uniongyrchol rhwng y mater hwnnw a chynnwys y cais ysgrifenedig am adolygiad a gyflwynwyd gan y myfyriwr yn flaenorol.

6.8

Caiff penderfyniad y Pwyllgor Adolygiad Terfynol ei gyfleu i'r myfyriwr ac i'r atebydd perthnasol neu i Gadeirydd y Pwyllgor/Bwrdd perthnasol gan y Cyfarwyddwr neu ei enwebai cyn gynted â phosibl.

6.9

Mae’n rhaid i aelodau’r Pwyllgor Adolygiad Terfynol wrando ar yr achos ar sail y ffeithiau a gyflwynir ger eu bron yng nghyfarfod y Pwyllgor Adolygiad Terfynol, ac nid yng ngoleuni unrhyw beth y gallai aelodau’r Panel fod wedi’i glywed neu’i ddarganfod y tu allan i’r Pwyllgor. 

7.     Y Penderfyniadau y Gall y Pwyllgor Adolygiad Terfynol eu Gwneud

7.1

Mae’r penderfyniadau y gall y Pwyllgor Adolygiad Terfynol eu gwneud fel a ganlyn:

  • gwrthod y cais am adolygiad a chadarnhau penderfyniad gwreiddiol y Pwyllgor Ymchwilio, Swyddog y Brifysgol neu’r Bwrdd Apeliadau Academaidd;
  • cefnogi’r cais am adolygiad ac argymell y camau gweithredu priodol y dylid eu cymryd ar sail amgylchiadau’r achos.

7.2

Bydd penderfyniad y Pwyllgor Adolygiad Terfynol yn derfynol, a thybir felly bod y mater ar ben yn dilyn y penderfyniad hwnnw. Ni chaiff penderfyniad y Pwyllgor Adolygiad Terfynol ei drafod mewn unrhyw fodd â’r myfyriwr nac unrhyw berson arall. Bydd y Cyfarwyddwr yn darparu llythyr Cwblhau Gweithdrefnau i'r myfyriwr o fewn 7 niwrnod gwaith i ddyddiad cyfarfod y Pwyllgor.

8.     Swyddfa'r Dyfarnwr Annibynnol

8.1

Mae Swyddfa'r Dyfarnwr Annibynnol ar gyfer Addysg Uwch yn gweithredu rhaglen annibynnol i ymdrin â chwynion myfyrwyr, yn unol â Deddf Addysg Uwch 2004. Rhaid i bob sefydliad Addysg Uwch yng Nghymru a Lloegr gydymffurfio â Rheolau'r rhaglen. Nid yw'r Swyddfa yn Rheoleiddiwr; mae’n ymdrin â chwynion unigol yn erbyn sefydliadau addysg uwch, ac mae’r gwasanaeth yn rhad ac am ddim i fyfyrwyr.

8.2

Hwyrach y bydd modd i fyfyrwyr sy’n anfodlon â chanlyniad eu hapêl gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Dyfarnwr Annibynnol ar yr amod bod eu cwyn yn gymwys dan Reolau’r Swyddfa. (Mae’r Rheolau i’w gweld ar wefan Swyddfa’r Dyfarnwr Annibynnol www.oiahe.org.uk.)

8.3

Bydd angen i fyfyrwyr anfon Ffurflen Gais y Cynllun i Swyddfa’r Dyfarnwr Annibynnol cyn pen 12 mis i ddyddiad y Llythyr Cwblhau Gweithdrefnau (gweler 6.3 uchod). Gellir cael copi o Ffurflen Gais y Cynllun gan swyddfa’r Cyfarwyddwr a/neu Undeb y Myfyrwyr, a gellir ei lawrlwytho hefyd o wefan Swyddfa’r Dyfarnwr Annibynnol, sef: www.oiahe.org.uk. Dylai myfyrwyr anfon copi o’u Llythyr Cwblhau Gweithdrefnau gyda’r Ffurflen Gais i Swyddfa’r Dyfarnwr Annibynnol.

9.     Adrodd, Monitro, Gwerthuso ac Adolygu

9.1

Bydd Gwasanaethau Academaidd yn cyflwyno adroddiad blynyddol i’r Pwyllgor Rheoliadau, Ansawdd a Safonau gyda gwybodaeth ystadegol mewn perthynas ag Adolygiadau Terfynol. Cyfrifoldeb y Pwyllgor Dysgu, Addysgu ac Ansawdd yw monitro’r data a gwneud argymhellion i’r Byrddau Academaidd neu’r Colegau fel y bo’n briodol.

9.2

Ar ben hynny, bydd y Pwyllgor Dysgu, Addysgu ac Ansawdd’n gyfrifol am adolygu’r Gweithdrefnau Adolygiad Terfynol a’u heffeithiolrwydd, a gwneud argymhellion ar gyfer newidiadau, lle y bo’n briodol, i’w hystyried gan y Senedd.