Canllawiau i Ohirio Astudiaethau ac Estyniadau ar gyfer Myfyrwyr Ymchwil

1.     Gohirio

Pan fydd myfyriwr yn gohirio ei astudiaethau, ni fydd gan y myfyriwr hwnnw hawl bellach i ddefnyddio cyfleusterau’r Brifysgol (Llyfrgell, Rhwydwaith Cyfrifiadurol, mannau gweithio a ddarperir gan y Coleg/Ysgol) ac ni fydd bellach yn derbyn goruchwyliaeth ffurfiol gan ei dîm goruchwylio. Mae gohirio astudiaethau yn dod ag ymchwil y myfyriwr i ben i bob pwrpas.

1.1

Dylai myfyrwyr sy'n wynebu anawsterau ariannol ystyried trosglwyddo i gynllun astudio rhan-amser yn hytrach na gohirio eu hastudiaethau.

1.2

Dan amgylchiadau eithriadol, gall fod yn ofynnol i fyfyriwr ohirio ei astudiaethau am resymau academaidd, disgyblu neu ariannol. Mewn achosion o’r fath, hysbysir y myfyriwr bod ei astudiaethau wedi’u gohirio a chaiff ei hysbysu am y rhesymau dros y penderfyniad. Lle bo’n briodol, rhoddir dyddiad dychwelyd i astudio i’r myfyriwr a chaiff ei hysbysu am unrhyw amodau y mae’n rhaid eu bodloni cyn y caiff ailgychwyn astudio.

1.3

Yn ogystal, gellir gofyn i fyfyriwr ohirio ei astudiaethau os yw’r Brifysgol o'r farn, am resymau iechyd, nad yw’n briodol i'r myfyriwr hwnnw barhau i astudio, naill ai drwy arfer dyletswydd gofal y Brifysgol tuag at eraill neu os tybir na fyddai hynny er lles y myfyriwr dan sylw. Amlinellir y broses i'w dilyn mewn amgylchiadau o'r fath yn y Weithdrefn Addasrwydd i Astudio.

Mae’r Brifysgol yn ystyried â chydymdeimlad unrhyw gais gan fyfyrwyr i ohirio astudiaethau ac mae’n gwneud pob ymdrech i gynnig cyngor priodol. Dylai myfyriwr drafod ei sefyllfa â'i oruchwylwyr ac aelodau perthnasol o staff y Gyfadran/Ysgol cyn gwneud unrhyw benderfyniad. Anogir myfyrwyr rhyngwladol yn gryf i ymgynghori â'r Gwasanaeth Cynghori Myfyrwyr Rhyngwladol cyn gwneud penderfyniad terfynol, oherwydd gallai fod goblygiadau o ran statws mewnfudo.

2.1

Mae ceisiadau i ohirio'n cael eu cymeradwyo  mewn cyfnodau o 3 mis, h.y. 3 mis, 6 mis, 9 mis neu 12 mis. Os cymeradwyir y cais i ohirio, caiff dyddiad diwedd yr ymgeisiaeth ei newid yn awtomatig yn unol â hynny a  chaiff y myfyriwr ei drosglwyddo i'r garfan briodol. Lle caiff y cais i ohirio ei nodi yn hytrach na'i gymeradwyo, ni chaiff dyddiad diwedd astudiaethau'r myfyriwr ei newid.

2.2

Fel arfer caniateir uchafswm o 12 mis o ohiriad i fyfyriwr dros hyd cyfan ei   ymgeisiaeth. Os oes angen cyfnod o ohirio sy'n fwy na chyfanswm o 12 mis, argymhellir bod y myfyriwr yn ystyried tynnu yn ôl o’r Brifysgol yn wirfoddol (gweler y  am ragor o wybodaeth). Gall myfyriwr bob amser ailymgeisio pan fydd yn gallu ymrwymo i astudio eto a bydd y Brifysgol yn ystyried cyfnodau astudio blaenorol wrth osod hyd yr ymgeisiaeth.

2.3

Fel arfer, os yw myfyrwyr ymchwil wedi gohirio astudiaethau am gyfnod sy'n hwy na'r uchafswm a ganiateir, byddai'r Bwrdd Rheoliadau ac Achosion Academaidd/y Bwrdd Dilyniant a Dyfarnu'n gofyn iddynt dynnu'n ôl. Fodd bynnag, mewn amgylchiadau eithriadol, mae'n bosibl y caniateir i'r myfyrwyr hyn ail-ymgeisio i ailgofrestru ar yr un cam â'r ymchwil blaenorol (gydag uchafswm o 2 flynedd o ddyddiad y gohiriad). Dyma'r unig amgylchiadau lle gellir caniatáu lleihau hyd ymgeisiaeth myfyriwr.

2.4

Ni ddylid gwneud cais i ohirio yn ôl-weithredol fel rheol; lle bo ceisiadau'n seiliedig ar resymau parhaus, gellir caniatáu gohiriad wedi’i ôl-ddyddio heb fod yn fwy nag un mis cyn y dyddiad pan gyflwynwyd y cais. Dim ond dan amgylchiadau eithriadol y gellir ôl-ddyddio gohiriadau ymhellach na mis - cysylltwch â Gwasanaethau Academaidd am gyngor.

2.5

Gellir caniatáu i fyfyrwyr sydd wedi cyrraedd cam ysgrifennu'r traethawd ymchwil ohirio eu hastudiaethau, a chaiff dyddiad diwedd yr ymgeisiaeth ei addasu'n awtomatig i adlewyrchu'r cyfnod gohirio. Bydd y weithdrefn ar gyfer gohiriadau cyffredinol yn berthnasol ac fel rheol, gwneir penderfyniadau gan Wasanaethau Academaidd ar ran y Bwrdd Rheoliadau ac Achosion Academaidd/y Bwrdd Dilyniant a Dyfarnu.

3.    Rhesymau Dros Ohirio

Fel arfer, mae’r Brifysgol yn cydnabod y rhesymau canlynol dros ohirio:

• Iechyd neu Feddygol (gan gynnwys cyfnodau o salwch dros 13 wythnos);
• Absenoldeb mamolaeth (9 mis yn y lle cyntaf, ond gall fod hyd at 12 mis);
• Gwasanaeth rheithgor neu wasanaeth milwrol gorfodol;
• Tosturiol (gan gynnwys anawsterau domestig difrifol);
• Anawsterau technegol (yn gyfyngedig i anawsterau technegol y tu hwnt i reolaeth y myfyriwr);
• Ariannol (ar gyfer myfyrwyr sy'n ariannu eu hunain yn unig, ond mae’n rhaid iddynt ystyried trosglwyddo i gynllun astudio rhan-amser yn gyntaf).

3.1

Mae’n rhaid i bob cais gael ei ategu gan dystiolaeth annibynnol briodol a dylid atodi'r dystiolaeth honno i'r ffurflen cais i ohirio. Ni fydd ceisiadau anghyflawn yn cael eu hystyried a bydd y ffurflenni yn cael eu dychwelyd i’r Gyfadran/Ysgo.

• Dylai'r myfyriwr drafod ei fwriad i ohirio â'i oruchwylwyr ac aelodau staff perthnasol yn ei Gyfadran/Ysgol.
• I barhau â gohirio astudiaethau, rhaid i'r myfyriwr ddarparu gwybodaeth i'r Gyfadran/Ysgol a sicrhau bod sail y gohiriad wedi'i nodi'n glir a bod y dystiolaeth annibynnol ategol wedi'i hatodi. Mae’n rhaid i’r myfyriwr nodi dyddiad dychwelyd i astudio. 
• Bydd y Gyfadran/Ysgol yn awdurdodi ac yn dechrau'r broses gohirio ar y system Newid Amgylchiadau ac yn lanlwytho tystiolaeth i gefnogi'r cais. Bydd aelod o staff y Gwasanaethau Academaidd yn gwirio  'r wybodaeth a'r ddogfennaeth ategol ac yn penderfynu ar y cais ar ran y Bwrdd Rheoliadau ac Achosion Academaidd/Bwrdd Dilyniant a Dyfarniadau. Gall yr aelod o staff Gwasanaethau Academaidd benderfynu cyfeirio unrhyw gais at Gadeirydd y Bwrdd Rheoliadau ac Achosion Academaidd i benderfynu arno. 
• Os yw'r cais wedi'i ategu gan dystiolaeth ddigonol, caiff y cais i ohirio ei "gymeradwyo" fel arfer. Os nad yw'r cais wedi'i ategu gan dystiolaeth o'r fath, yna caiff y cais i ohirio naill ai ei "nodi" neu ei "wrthod".
  • Os caiff y cais i ohirio ei gymeradwyo, yna caiff dyddiad cyflwyno hwyraf y myfyriwr ei estyn yn awtomatig i adlewyrchu'r cyfnod gohirio a gymeradwywyd. Caiff cofnod y myfyriwr ei ddiweddaru fel bod yr holl wasanaethau cymorth yn ymwybodol o'r gohiriad/estyniad.
  • Os caiff y cais i ohirio ei nodi, yna bydd dyddiadau ymgeisiaeth y myfyriwr yn parhau heb eu newid a chaiff cofnod y myfyriwr ei ddiweddaru fel bod yr holl wasanaethau cymorth yn ymwybodol o'r gohiriad.
  • Os caiff y cais i ohirio ei wrthod, hysbysir y myfyriwr a'i oruchwyliwr am y penderfyniad.
• Bydd Gwasanaethau Academaidd yn ysgrifennu at y myfyriwr, drwy e-bost neu lythyr (anfonir copi at Gyfadran y myfyriwr) i gadarnhau canlyniad ei gais ac, os nad yw'r cais wedi cael ei gymeradwyo, y rhesymau dros y penderfyniad. Os yw'r cais i ohirio wedi'i gymeradwyo hysbysir noddwyr y myfyriwr a/neu Swyddfa Teithebau a Mewnfudo'r DU bod y myfyriwr wedi gohirio ei astudiaethau.
• Os bydd myfyriwr yn gohirio ei astudiaethau yn ystod blwyddyn pan fydd Ffioedd Dysgu eisoes wedi'u talu, bydd yr Adran Gyllid yn ail-gyfrifo’r swm sy'n ddyledus, ar sail pro rata, gan ystyried y cyfnod astudio hyd at adeg y gohirio. Caiff y swm hwn fel arfer ei gyfrifo ar sail deuddegfed ran o'r ffi flynyddol ar gyfer pob mis astudio llawn hyd at adeg y gohirio.

5.    Ceisiadau am estyniad i gyfnod gohirio

Os yw'r myfyriwr yn dymuno estyn cyfnod y gohiriad y tu hwnt i’r dyddiad dychwelyd i astudio a bennwyd, dylai’r myfyriwr gyflwyno cais arall am ohiriad sy’n rhoi esboniad manwl o’r angen am y cyfnod pellach o ohirio.

Os yw myfyriwr yn dymuno dychwelyd i astudio'n gynharach na'r dyddiad dychwelyd i astudio a bennwyd, dylai roi gwybod i'w oruchwylwyr a Gwasanaethau Academaidd fel bod modd diweddaru cofnod y myfyriwr a gwneud trefniadau dychwelyd ar yr adeg gywir.

Os yw'r myfyriwr wedi gohirio ei astudiaethau oherwydd rhesymau iechyd, fel amod ailgofrestru, bydd rhaid i'r myfyriwr ddarparu cadarnhad ysgrifenedig gan yr ymarferydd meddygol sy'n ei drin neu ei feddyg teulu ei fod yn ddigon iach i ddychwelyd i astudio a/neu unrhyw dystiolaeth arall y gofynnir amdani gan Gofnodion Myfyrwyr/Gwasanaethau Academaidd.

Dylai myfyrwyr sy'n dychwelyd ar ôl cyfnod gohirio wneud yn siŵr eu bod yn gallu ailddechrau eu hastudiaethau a:

• lle bo myfyrwyr wedi gohirio eu hastudiaethau oherwydd amgylchiadau personol, dylent sicrhau nad yw'r amgylchiadau personol dan sylw'n effeithio ar eu hastudiaethau bellach;
• lle bo astudiaethau wedi'u gohirio oherwydd pryderon ariannol, dylai'r myfyriwr sicrhau ei fod wedi bodloni ei rwymedigaethau ariannol ac y bydd yn gallu parhau i'w bodloni.

Os nad yw myfyriwr yn ailgychwyn ei astudiaethau erbyn y dyddiad dychwelyd i astudio a bennwyd, bydd y Bwrdd Rheoliadau ac Achosion Academaidd/y Bwrdd Dilyniant a Dyfarnu fel arfer yn cymryd yn ganiataol bod y myfyriwr wedi tynnu yn ôl o’r Brifysgol a chaiff cofnod y myfyriwr ei gau (gweler y Canllawiau ar gyfer Myfyrwyr Ymchwil ar Drosglwyddo a Thynnu yn Ôl).

8.    Estyniad i’r dyddiad cyflwyno hwyraf

Mae’r Brifysgol yn ymrwymedig i ddarparu amgylchedd ymchwil o ansawdd uchel ac mae’n rhoi gweithdrefnau sicrhau ansawdd ar waith sydd â'r nod o fonitro cynnydd myfyrwyr. Y disgwyl yw y bydd y mwyafrif llethol o ymgeiswyr yn cyflwyno eu traethawd ymchwil neu eu traethawd hir o fewn y terfyn amser a bennwyd gan y rheoliadau. Ni chaiff terfyn amser ymgeisydd ei estyn ond mewn achosion eithriadol yn unig.

8.1

       Ni chaiff estyniadau i’r dyddiad cyflwyno hwyraf eu hystyried oni fodlonir y meini prawf canlynol:

1. Mae argymhellion y Bwrdd Dilyniant a Dyfarnu yn nodi bod y myfyriwr wedi cael anawsterau wrth wneud cynnydd mewn modd amserol;
2. Cyflwynir y cais i Wasanaethau Academaidd fel rheol o leiaf 3 mis cyn diwedd yr ymgeisiaeth hwyaf a ganiateir.
3. Darperir yr holl ddogfennau cefnogol sy’n angenrheidiol i ategu cais am estyniad.

Bydd peidio â bodloni unrhyw un o’r meini prawf uchod yn golygu y caiff cais am estyniad ei wrthod yn awtomatig.

9.1

Fel arfer, gellir gwneud ceisiadau i estyn ymgeisiaeth am un neu fwy o'r rhesymau canlynol:

1. Iechyd neu Feddygol;
2. Tosturiol (gan gynnwys anawsterau domestig difrifol);
3. Ymrwymiadau Proffesiynol Gormodol (a ddigwyddodd yn ystod y cyfnod ymgeisiaeth byrraf);
4. Anawsterau technegol (yn gyfyngedig i anawsterau technegol sydd y tu hwnt i reolaeth y myfyriwr);
5. Ni chymeradwyir ceisiadau am estyniad gradd ymchwil gan aelodau staff sydd wedi'u cofrestru ar yr un pryd ar PGCtHE fel un o amodau eu cyflogaeth, a gyflwynir ar sail cofrestru cydamserol yn unig. 

10.   Y Weithdrefn ar Gyfer Gwneud Cais am Estyniad

Yn y lle cyntaf, rhaid i’r myfyriwr drafod y terfyn amser ar gyfer cyflwyno ei draethawd ymchwil â'r goruchwylwyr a sicrhau y cymerir yr holl gamau posibl i ganiatáu iddo gyflwyno o fewn y terfyn amser a bennwyd. Os yw’r myfyriwr yn teimlo bod angen estyn yr ymgeisiaeth (a gellir bodloni’r holl feini prawf angenrheidiol), dylid lawrlwytho'r ffurflen cais am estyniad o'r Fewnrwyd a llenwi’r holl adrannau perthnasol.

10.1

Rhaid cynnwys y dogfennau canlynol gyda phob cais:

1. Datganiad clir gan y myfyriwr sy'n esbonio ei amgylchiadau, ei gynnydd hyd at y dyddiad hwnnw ac effaith ei amgylchiadau ar ei gynnydd a/neu ei allu i barhau â'i astudiaethau.
2. Datganiad clir gan y goruchwylwyr, a gydlofnodwyd gan y Deon Gweithredol neu ei enwebai, sy'n gwerthuso cynnydd y myfyriwr hyd yma, a’r sefyllfa o ganlyniad i amgylchiadau'r myfyriwr.
3. Cynllun gwaith (y cytunwyd arno gan y myfyriwr a'r goruchwylwyr) sy'n disgrifio sut bydd y myfyriwr yn barod i gyflwyno erbyn diwedd yr estyniad a geisir.
4. Tystiolaeth annibynnol sy'n ategu'r rhesymau dros yr estyniad (e.e. llythyr gan feddyg/cwnselwr).

10.2

Dylai’r dogfennau nodi sut mae’r rhesymau a grybwyllwyd wedi cael effaith niweidiol ar waith a chynnydd y myfyriwr. Ni fyddai datganiadau cyffredinol nad ydynt yn cysylltu’r rhesymau a grybwyllwyd â gallu’r myfyriwr i weithio a gwneud cynnydd yn dystiolaeth dderbyniol.

10.3

Lle gellir dangos bod y rhesymau dros estyniad wedi codi ar ôl cyfarfod diwethaf y Bwrdd Dilyniant a Dyfarnu lle ystyriwyd y myfyriwr, gellir diystyried maen prawf 1 uchod.

10.4

Mae angen i’r goruchwyliwr a'r Deon Gweithredol neu ei enwebai lofnodi’r ffurflen cais am estyniad (lle mai’r un person yw’r rhain, dylid sicrhau ail lofnod yn lle’r Deon Gweithredol neu ei enwebai). 

10.5

Pan fydd y cais wedi cael ei ystyried gan y Gyfadran/Ysgol, bydd rhaid ei drosglwyddo i Wasanaethau Academaidd, fel arfer o leiaf 3 mis cyn dyddiad yr ymgeisiaeth hwyaf a ganiateir. Bydd aelod o staff Gwasanaethau Academaidd yn gwirio'r ddogfennaeth a phenderfynu a ddylid cymeradwyo'r cais ar ran y Bwrdd Rheoliadau ac Achosion Academaidd/y Bwrdd Dilyniant a Dyfarnu. Gall yr aelod o staff Gwasanaethau Academaidd benderfynu cyfeirio unrhyw gais at Gadeirydd y Bwrdd Rheoliadau ac Achosion Academaidd i'r Cadeirydd benderfynu arno.

Caiff y cais ei wirio ar bob lefel lle caiff ei ystyried er mwyn sicrhau bod y meini prawf angenrheidiol ar gyfer estyniad wedi’u bodloni a bod y ddogfennaeth yn gyflawn. Lle nad yw’r meini prawf angenrheidiol wedi’u bodloni, ni chaiff y cais ei ystyried ymhellach. Lle bo’r ddogfennaeth yn anghyflawn, hysbysir y myfyriwr a’r goruchwyliwr a gofynnir iddynt sicrhau bod y ddogfennaeth gyflawn yn cael ei darparu.

11.1

Bydd Gwasanaethau Academaidd yn hysbysu'r myfyriwr a'r goruchwylwyr drwy e-bost neu lythyr am ganlyniad y cais am estyniad (fel arfer, o fewn 5 niwrnod gwaith ar ôl gwneud y penderfyniad) a, lle nad yw'r cais wedi'i gymeradwyo, y rhesymau dros y penderfyniad. Bydd Gwasanaethau Academaidd yn sicrhau bod y gronfa ddata myfyrwyr yn cael ei diweddaru fel y bo’n briodol a bod yr holl bartïon perthnasol yn cael eu hysbysu am y newid i’r dyddiad cyflwyno hwyraf.

Mae’r gweithdrefnau ar gyfer gwneud cais am estyniad yn sicrhau bod pob cais yn cael ei archwilio ar lefel Gyfadran/Ysgol a lefel y Brifysgol. Asesir ceisiadau yn erbyn meini prawf wedi’u diffinio’n glir ac mae’r broses yn glir ac yn dryloyw, felly mae'r penderfyniad ar y cais am estyniad yn derfynol ac ni ellir apelio yn ei erbyn.