GWEITHDREFN CWYNION LLETY

1. Rhaid cyflwyno cwynion gan ddefnyddio'r Ffurflen Gwynion.
2. Rhaid cyflwyno cwynion yn uniongyrchol gan y preswylydd ac nid gan drydydd parti.
3. Dylid cyflwyno cwynion cyn gynted â phosib. Dylai myfyrwyr fod yn ymwybodol y gall oedi hir gyfyngu ar sut gall y Brifysgol ymchwilio i'r gŵyn, ac ar allu'r Brifysgol i wneud iawn am y gŵyn.

 Os na fydd cwyn yn cael ei derbyn o fewn y terfynau amser a nodir (3 mis), caiff y gŵyn ei thrin fel nad yw'n gymwys i gael ei hystyried ar sail ei bod 'allan o amser', oni bai bod yr achwynydd yn gallu dangos bod rheswm cymhellol dros beidio â chyflwyno'r gŵyn o fewn y terfynau amser.  Pan fyddwn yn penderfynu nad yw'r gŵyn yn gymwys i'w hystyried, caiff yr achwynydd ei hysbysu.

 Bydd y weithdrefn hon hefyd yn berthnasol i gyn-fyfyrwyr Prifysgol Abertawe sydd wedi gadael y preswylfeydd, cyhyd â bod y gŵyn wedi'i gwneud o fewn 3 mis o adael y preswylfeydd neu o fewn 3 mis i ddyddiad y digwyddiad/digwyddiadau sy'n arwain at y gŵyn - pa bynnag ddyddiad sydd gynharaf.

Rhagwelir bod modd datrys y rhan fwyaf o gwynion yn rhwydd ac yn gyflym ar sail anffurfiol pan ddaw'r broblem i'r amlwg yn y lle cyntaf gyda'r unigolyn/ unigolion perthnasol.

 Gallwch gyflwyno cwynion yn ysgrifenedig drwy e-bostio accommodation@abertawe.ac.uk.

1. Dylai cwynion anffurfiol gael eu codi gan y myfyriwr mor fuan â phosib ac o fewn 3 mis o ddyddiad y digwyddiad sydd wedi achosi'r gŵyn.
2. Mae'r Brifysgol yn disgwyl i ymgais gael ei gwneud i ddatrys y gŵyn yn anffurfiol, a bydd y myfyriwr yn cael ei hysbysu ar lafar neu'n ysgrifenedig o'r canlyniad, lle bynnag y bo'n ymarferol o fewn 28 niwrnod o dderbyn y gŵyn anffurfiol.
3. Os nad yw'r myfyriwr yn fodlon ar ganlyniad ei gŵyn anffurfiol, gallan nhw uwchgyfeirio'r gŵyn i Gam 2 (Cam ffurfiol) y Weithdrefn o fewn 28 niwrnod o ddyddiad rhoi gwybod am ganlyniad ei gŵyn anffurfiol.

Os na all yr achwynydd gael datrysiad anffurfiol i'w gŵyn (yn unol â Cham Un uchod), neu os bydd yn teimlo na all fynd yn uniongyrchol at yr unigolyn/unigolion perthnasol, dylai gyflwyno'r Ffurflen Cwynion ffurfiol, yn unol â'r graddfeydd amser canlynol:

• 28 niwrnod o ddyddiad ymateb i gŵyn anffurfiol yr achwynydd (os yw'n berthnasol), neu
• Lle na gyflwynwyd cwyn anffurfiol o fewn 3 mis o ddyddiad y digwyddiad(au) a oedd yn sail i'r gŵyn.
• Os nad yw cwyn yn cael ei derbyn o fewn y terfyn amser a nodir, bydd y gŵyn yn cael ei thrin fel nad yw'n gymwys i gael ei hystyried ar sail ei bod 'allan o amser' oni bai fod yr achwynydd yn dangos bod rheswm cymhellol dros beidio â chyflwyno'r gŵyn o fewn y terfynau amser.

Fe ddylai’r gŵyn ysgrifenedig egluro’n fras:

• Natur y gŵyn - dylai hyn fod yn gryno, a dylai gyfeirio at unrhyw ddigwyddiadau penodol (h.y Dyddiadau ac amserau)
• Unrhyw gamau anffurfiol a gymerwyd eisoes (gan gynnwys enwau unrhyw staff sydd wedi ymwneud â'r gŵyn), a'r canlyniadau
• Datganiad yn esbonio pam mae’r achwynydd yn dal i fod yn anfodlon a, heb ragfarn i unrhyw gamau ffurfiol y gellid penderfynu arnynt er mwyn unioni’r cam/ y camau y mae'n eu ceisio i unioni’r cam
• Hyperddolenni i unrhyw ddogfennau neu ohebiaeth sy'n berthnasol i'r gŵyn neu'n ei chefnogi.
• Mae'n bwysig i chi gynnwys yr holl wybodaeth berthnasol o ran eich cwyn, er enghraifft, unrhyw dystiolaeth ategol

Rydym yn ceisio datrys eich cwyn o fewn 28 niwrnod busnes. Serch hynny, mae effeithiolrwydd y weithdrefn archwilio'n dibynnu ar y ffaith bod tystiolaeth briodol ar gael o bob parti dan sylw. Am y rheswm hwn, gofynnwn i chi ddarparu gwybodaeth gynhwysfawr a chlir a thystiolaeth o'r dechrau.

Rhaid i unrhyw gais am adolygiad terfynol gael ei gyflwyno'n ysgrifenedig i Gyfarwyddwr y Gwasanaethau Addysg [cyfeirir ato o hyn ymlaen fel y 'Cyfarwyddwr'] o fewn 14 diwrnod gwaith ar ôl penderfyniad gwreiddiol y Pwyllgor, y Bwrdd neu Swyddog y Brifysgol, drwy gyflwyno Ffurflen Adolygiad Terfynol.

Os na dderbynnir ffurflen cais am adolygiad terfynol o fewn y terfyn amser a bennwyd, fel rheol caiff yr adolygiad terfynol ei drin fel un nad yw'n gymwys i'w ystyried ar y sail ei bod 'allan o amser' oni bai fod yr ymgeisydd yn gallu dangos rheswm cymhellol dros beidio â chyflwyno'r cais o fewn y terfyn amser. Pan benderfynir nad yw cais am adolygiad terfynol yn gymwys i'w ystyried, caiff y myfyriwr ei hysbysu o ganlyniad hyn drwy lythyr.

Rhaid i fyfyrwyr barhau i dalu eu ffïoedd llety, yn ystod apêl/archwiliad i gŵyn, yn unol â dyddiadau'r denantiaeth y cytunwyd arnynt.  Gallai methu gwneud hyn arwain at y cyfrif yn cael ei drosglwyddo i gasglwyr dyledion a allai arwain at ragor o daliadau.

Os bydd eich apêl neu gŵyn yn cael ei chadarnhau, byddwch yn cael ad-daliad llawn am y cyfnod y cytunwyd arno.

Problemau Talu?

Os oes gennych broblemau ariannol wrth ddelio â chwyn, yn cael trafferth talu eich ffïoedd llety neu os: 

• oes gennych ymholiad ynghylch eich anfoneb;
• nad ydych wedi derbyn eich Benthyciad i Fyfyrwyr;
• ydych chi'n profi caledi ariannol gwirioneddol; cysylltwch â'r Tîm Llety.

I fyfyrwyr nad ydynt wedi derbyn eu Benthyciad Myfyrwyr neu'n wynebu caledi ariannol, mae cyngor a chymorth ar gael gan Arian@BywydCampws.

• Sgwrs Fyw
• Ffôn: +44 (0) 1792 606699
• E-bost: money.campuslife@abertawe.ac.uk

Os oes angen mwy o wybodaeth arnoch am gyllid myfyrwyr, gweler ein gwybodaeth am Ffïoedd a Chyllid.